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Comment construire le planning de ses bénévoles ?
Le planning est le cœur opérationnel de tout programme bénévole. C’est lui qui garantit que chaque mission est couverte, que les équipes tournent correctement et que personne ne s’épuise. Il est le pilier d’une gestion efficace et d’une expérience bénévole réussie. Mais construire ce planning est un défi, surtout avec…
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Comment bien estimer ses besoins en bénévoles (et pourquoi c’est la clé de leur fidélisation)
Pour un organisateur d’événements, la gestion des bénévoles est un exercice d’équilibriste. L’une des erreurs les plus courantes, et pourtant l’une des plus critiques, se situe bien en amont de l’événement : la juste estimation des besoins en volontaires. Une mauvaise planification peut avoir des conséquences désastreuses : des équipes…
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No-show bénévoles : 8 bonnes pratiques pour limiter les absences
Tout organisateur redoute ce scénario : le jour J, des bénévoles inscrits ne se présentent pas. Résultat : des missions vacantes, des équipes sous pression, parfois même des postes critiques non tenus. Ce phénomène, appelé no-show, est courant, mais pas une fatalité. Avec une bonne préparation, il est possible de…
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Valoriser vos bénévoles : au-delà du simple « merci »
Un « merci » sincère est indispensable, mais la vraie valorisation va bien plus loin. Elle commence avant l’événement, dans la qualité de l’information donnée, se poursuit pendant, à travers l’accueil et la reconnaissance sur le terrain, et se prolonge après, par des outils de suivi et de fidélisation. Valoriser, c’est réduire…
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Peut-on sanctionner un bénévole absent ?
C’est le scénario que tout organisateur redoute : un bénévole attendu sur un poste clé ne se présente pas. Le planning vacille, la tension monte… et la tentation est forte de “marquer le coup” par une sanction. Mais attention : sanctionner un bénévole est juridiquement interdit. C’est la ligne rouge…
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Un bénévole étranger peut-il participer à mon événement ?
Votre événement attire des candidatures du monde entier et c’est une formidable nouvelle. Accueillir des bénévoles de toutes nationalités est une richesse incroyable. Mais une question se pose : est-ce légal ? Et comment gérer cela sans risquer d’être accusé de discrimination ? La réponse est simple : oui, vous…
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Accueil, logistique, sécurité : ce que vos bénévoles peuvent (et ne peuvent pas) faire
Sans bénévoles, beaucoup d’événements n’auraient tout simplement pas lieu. Mais une question revient souvent : quelles missions peut-on leur confier sans prendre de risques ? La frontière est claire : certaines tâches leur sont parfaitement adaptées, d’autres doivent être confiées à des professionnels qualifiés pour des raisons de sécurité et…
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Frais des bénévoles : mode d’emploi du reçu fiscal dans l’événementiel
Introduction De nombreux bénévoles participent chaque année à la réussite d’événements sportifs, culturels ou solidaires… parfois en engageant leurs propres frais : transport, repas, hébergement, équipement. Entre défraiement, renonciation et reçu fiscal, les règles sont loin d’être simples. Et pour cause : la fiscalité du bénévolat reste l’un des sujets…
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Peut-on imposer des horaires à ses bénévoles ?
Organiser un événement, c’est jongler avec des dizaines de missions à coordonner : accueil, logistique, sécurité, restauration… Chaque bénévole est une pièce essentielle du puzzle. Mais une question revient toujours : puis-je imposer des horaires à mes bénévoles, comme je le ferais avec des salariés ? La réponse est claire…
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Dotations, repas, transport : comment remercier et valoriser vos bénévoles sans risques ?
Les bénévoles sont le cœur battant de tout événement. Sans eux, pas d’accueil, pas de logistique, pas d’ambiance. Naturellement, les organisateurs souhaitent les remercier : un repas convivial, un t-shirt aux couleurs de l’événement, le remboursement de leurs frais. Mais une question revient souvent : jusqu’où peut-on aller sans franchir…
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Le coût caché d’une mauvaise gestion des bénévoles
Dans le budget d’un événement, la gestion des bénévoles est souvent perçue comme un centre de coûts, voire une simple ligne « divers ». Mais avez-vous déjà calculé le coût réel d’une gestion approximative, basée sur des tableurs Excel, des boucles d’e-mails et des groupes WhatsApp ? Ces coûts cachés sont bien…
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Logiciel de gestion de bénévoles : les 5 fonctionnalités qui font la différence
Le temps où un simple formulaire d’inscription et un tableur Excel suffisaient pour gérer un programme de bénévoles est révolu. La gestion moderne du volontariat événementiel exige des outils plus complets, pensés pour optimiser l’organisation et, surtout, pour améliorer l’expérience humaine. Si vous cherchez à vous équiper, voici les 5…
